软件资产管理案例二

作者:admin发布时间:2020-05-25 10:22

  我国华东地区某省Q家纺集团公司,员工超过15万,其产能、产值均为国内相关行业前列。在近10年的快速发展中,该集团不仅在全国率先实现现代化数控流水线万个纺织品花形的数据化生产图纸,能够满足国际、国内家纺市场的绝大多数生产需求。

  由于Q集团前身为军工企业,集团领导多年来将主要精力放在了产品的市场拓展和渠道维护方面,虽在产品研发领域也能屡创佳绩,但对企业自身的知识产权管理关心甚少。直到几年前的一次国际家纺展会,当一位外籍大客户向Q集团总经理明确提出需要出具布料花形版权证明的要求时,才引起集团管理层对版权保护的重视,逐步开始推动企业内的版权保护工作,并树立了“绝不侵权,也不被别人侵权”的创新发展思路。

  之后,经过两年多的推进企业使用正版软件工作,Q集团采购了大量正版软件,并安排IT部门专人对软件进行实务管理。然而,因缺少系统的培训和完善的制度,管理秩序不容乐观,多次出现设计师离职带走价格高昂设计软件以及员工擅自安装上网聊天工具,造成设计图纸外流的情况。鉴于此,Q集团索性将在家纺市场得出的知识产权管理经验,应用在软件管理方面,委托国际知名咨询机构,为集团制定全面的软件资产管理规范。

  通过了解,Q集团旗下员工总数虽超过15万,但多数是在数控流水线作业,涉及使用软件的员工约有2000人,集中在集团总部和研发部门。由于Q集团的数控生产线依赖数字化家纺花形图纸,所以在拥有办公终端机1707台的基础上,还有351台服务器,存储各类花形设计图纸。

  在开展软件资产管理工作前,Q集团已采购各类正版软件多达8515套,但因员工众多且计算机数量较多,员工随意安装、使用、处置软件的情况普遍存在。同时,由于采购数量大且分散,已造成软件分配随意、软件许可证保管混乱等问题。

  ①考虑到员工众多、各部门规模各异,Q集团首先组织召开了关于开展软件资产管理工作的动员大会,告知各部门负责人,实施这项工作的重要意义。会上,集团任命首席信息官(CIO)孙某担任软件资产经理一职,负责此次软件资产管理工作,并由其组建软件资产管理工作组。②待查硬件设备为1707台终端机和351台服务器,每台计算机的硬件明细均由IT部登记备案。鉴于计算机数量庞大,软件资产经理孙某决定采用清查工具软件结合财务对账的方式执行清查。

  ③孙某从软件资产管理组中派了4名职工执行清查,其中1名专门负责服务器,另3名负责在终端机上操作清查工具。

  ④考虑到集团属劳动密集型企业,计算机使用者众多,工具软件在运行时会影响硬件速度,孙某决定将执行清查的时间安排在员工的休息日进行。

  操作员a、b、c、d进行了分工。其中a负责服务器端的全面扫描;b负责对未联网的台式机、笔记本逐一清查;c和d负责在局域网内的终端机运行清查工具,确保覆盖到每一台机器。在这个过程中,操作员对全部计算机进行了统一的软件资产管理硬件设备序号编排。

  软件资产管理团队根据集团计算机部署的特性,选择购买了SolveSAM软件执行清查工作。SolveSAM软件带有域搜索功能。运行前,操作员已完成设置,确保了每台终端机都能在域内被搜索到,并可以互相访问。对于未联网的机器,则采用SolveSAM的U盘扫描功能,最后把扫描结果导入主控端。

  在SolveSAM生成一份简单的软件安装使用报告之后,4名操作员依据软件资产经理孙某的要求,经过汇总、分析数据,形成了一份详尽的《Q集团软件部署情况清查统计表》。

  孙某在集团办公室、财务部的配合下查验了发票、合同等票据,与先前获得的硬件设备软件清查结果进行了比对,并把软件实际使用与库存情况进行一一核实,分析了软件出入库、流转等环节可能出现的问题。此外,孙某还专门要求软件资产管理工作组人员对数据库较多的设计部和IT部进行了详查,再次将已装软件与库存情况进行了详尽核实。

  核查结果显示,集团内安装的操作系统均为某厂商OEM版产品,未发现其他版本或同类软件,且财务购置记录清晰、机身COA标签粘贴正确,说明该软件的使用合规。某商务软件通过开放式许可获得,允许最多50台终端机使用,实际扫描时发现73台计算机内装有该软件,但库存登记只部署了31 套,说明该软件可能存在过量使用、一号多装的现象。某平面设计软件的登记采购量为300份,扫描发现有286台装有该软件,与部署情况相吻合,但库存剩余数量只有10份,说明有可能存在软件资产流失现象。

  通过清查工作,软件资产经理孙某撰写了本公司《软件资产核查结果分析报告》,向领导层汇报了公司当前的软件资产状况。孙某着重指出,在软件资产的实物管理方面,集团存在巨大漏洞,软件过量使用、私用、流失现象严重。因此,在起草颁布《Q集团软件资产管理规范》,将集团内软件资产采购、领用、归还、升级、保管、处置的一般性制度加以规定后,专门针对软件保管随意的实际,会同IT部门、人事部门起草和发布了《Q集团软件资产维护与保管细则》。该细则明确了软件领用、安装、归还等各环节的详尽流程,以及相关管理人员的权限和职责。

  经过一段时间的试行,Q集团软件资产的保管、维护工作得以有条不紊地开展。自实施软件资产管理工作以来,所有软件授权许可的安装、使用、借出、归还事项都能够被清晰、详尽的记录在孙某会同IT部门开发的软件资产管理数据库中。此时,孙某又开始着手协调有关部门将软件资产管理逐步深化,针对劳动密集型企业的特点,不仅建立起了面向员工的知识产权培训机制,还为员工专门制定一套使用软件的规章制度,即《Q集团员工使用软件资产管理办法》,进一步明确了员工使用软件的行为准则,建立起了涵盖集团管理、软件保管、员工使用等范围的,相对全面的软件资产管理体系。

  使用清查工具是一种便捷而相对全面的清查方法。针对劳动密集型企业的特点,即软件使用人员相对广泛、使用终端机较多、涉及软件数量较多且机器涉密内容较少的特性,运用清查工具实施软件清查是较手工统计和问卷调查更为可行的一种软件清查方法。这种方法可以只动用少量的人力,在短时间内客观地体现出企业计算机使用软件的整体概貌,虽无法像手工统计一样精确,但仍能反映企业软件安装、部署、使用的基本信息和情况。

  实施软件资产管理的一项重要内容就是对软件许可证保管情况的记录。对于终端机较少,软件数量不多的企业,软件资产经理编制纸介质或普通电子表格形式的《软件资产管理记录表》加以记录即可。但对于终端机和服务器众多,特别是已采购软件较多的企业而言,具备条件的,还是建议开发软件资产管理数据库。该数据库可以保证所有软件流转记录的准确性,并可以大大提升软件资产购买、领用、安装等环节记录和统计工作的效率,是辅助软件资产管理工作的最优工具。

  类似Q集团的劳动密集型企业在我国还有很多,规范员工使用软件行为不仅可以降低软件资产流失以及企业版权侵权的法律风险,还会极大地提高企业自身的信息安全。以Q集团颁布《员工使用软件资产管理办法》为例,首先,帮助员工进一步明确使用公司软件资产的

  流程和方法,提高软件资产管理工作的整体效率。其次,通过问责和处罚,明显减少了员工过量使用和擅自处置软件资产的概率,降低软件资产流失的可能。最后,约束了员工私自安装、使用盗版软件的行为习惯,提升企业的信息安全。因此,对于使用软件员工较多的企业而言,规范员工使用软件行为是迫切和必需的。

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